La reunión de coordinación conto con la participación de representantes PROMECAFE, SAGARPA, INIFAP, COLMERN, AMECAFE, CIRAD e IICA. El objetivo de la reunión fue poder construir la agenda técnica del evento, identificar expertos en las temáticas definidas para impartir las charlas magistrales y ponencias, así también definir el eslogan del evento y la conformación y delimitación de tareas de cada uno de los comités organizadores de la Cumbre.

Conjuntamente con el coordinador del Comité Técnico se trabajó en la definición de los temas planteados bajo el eslogan para la Cumbre: “Desafíos y oportunidades para innovar en la caficultura regional”

Se definió el cronograma de trabajo con el fin dar seguimiento a los compromisos, y tareas, programadas con el fin de garantizar el éxito del evento y que su vez contribuya al fortalecimiento y posicionamiento de PROMECAFE y SAGARPA.

Se definió como país Sede México del 4 al 8 de septiembre del 2018.